Исполнитель должен получать однозначные сигналы, что ему делать.

Например, в CRM (система, в которой хранятся все ваши клиенты и потенциальные клиенты) у менеджера, занимающегося «холодным прозвоном» должны быть перед глазами колонки «прозвонить» и «прозвонено». В первой колонке только контакты, которым нужно позвонить. Во второй — которым позвонил. Чтобы перетащить из первой во вторую, надо заполнить статус: «Послали», «Заинтересован» и т. п.

Если у продавца перед глазами общий список, из которого надо выбирать, кому звонить, кому — не звонить, еще пять колонок, в которые можно перенести, но нужно — только в одну, и она еще толком не подписана — процесс будет сбоить.

Другой пример. Доска в таск-трекере. У разработчика должна быть колонка, в которой лежат карточки, готовые к работе. 100% однозначный сигнал:

— Есть карточка в колонке? — Берешь в работу верхнюю карточку.

А затем:

— Закончил работу? — Перетаскивай в «тестирование».

Аналогично для других ролей: аналитик, тестировщик и т. д.
Это применимо к доскам, дашбордам и любым другим формам представления очередей задач.

Кому-то это может показаться очевидным, но я часто вижу доски, на которых сам черт ногу сломит. Чтобы понять, какой задачей заниматься, в какой статус перетаскивать выполненную задачу и прочие базовые действия, приходится решать ребус.

Проверьте прямо завтра, что каждая роль в процессе у вас однозначно понимает, какие задачи ей брать на каждом шаге.