Под «регулярным управленческим совещанием» я имею в виду встречи типа планерок, стендапов, управляющих комитетов и т. д. Цель такого совещания — рассмотреть четко определенный круг вопросов и принять по ним управленческие решения. При этом вопросы относятся к достижению целей в управляемом периметре.

Например, на стендапе мы можем рассматривать три вопроса: что сделано вчера, что планируется сделать, какие есть запросы к команде. Так мы отслеживаем прогресс, занимаемся оперативным планированием и координацией.

Не является управленческим совещанием, например, экспертный мозговой штурм по выработке решения.

Если управленческое совещание правильно организовано, его повестка должна полностью закрывать вопросы в данном управляемом периметре на выбранном горизонте. Это означает, что на таком совещании управленческая повестка первична по отношению к любым другим вопросам.

Возвращаемся к примеру со стендапом. Представьте, что из отведенного получаса мы 20 минут обсуждали вопрос, который возник у одного члена команды, и на пять остальных человек времени не хватило. Поэтому они не рассказали о своих результатах, планах и вопросах, а там могло быть что-то важное.

Другой пример. На планерке обсуждаем календарный план проекта. Зависли где-то посередине на спорном вопросе. Совещание заканчивается, участники говорят: «Сорри, убегаю на следующее совещание». Мы не обсудили половину плана, а там как раз отклонения. Решение по ним откладывается до следующей планерки, потому что у всех график плотный, никого посреди недели не выдернешь.

Правило такое: сначала обсудили управленческую повестку, потом — все содержательные вопросы. Сразу скажу, что это требует большого умения и навыка — не позволять дискуссии утекать в посторонние темы.

Придерживаться регулярной повестки мне очень помогала типовая повестка в виде чек-листа на гугл формах.

В чем прикол:

1. Содержит все координационные вопросы, ничего не забудешь. Кажется мелочью, но когда тебя с утра перед встречей уже успел нагрузить заказчик возмущенными комментариями по поводу вчерашнего релиза, это очень помогает.
2. Не надо вспоминать, что надо обсудить. Больше «мыслетоплива» остается на содержательные задачи. Также можно запилить ссылку на относящиеся к вопросу системы/разделы, и это просто удобно.
3. Делегируема: любой член команды может проводить стендап.
4. Содержит опыт команды: дополняется по итогам всех «факапов».