В совещании, посвященном поиску решений, можно выделить несколько стадий (разные авторы по-разному), понимание которых поможет вам сориентироваться в совещании и, с одной стороны, не допустить, чтобы оно прошло безрезультатно, с другой — не перемодерировать его, дать участникам свободно пообщаться.

Стадия «Синхронизация» — целеполагание встречи

В начале совещания обязательно надо проговорить цели встречи, повестку, желаемый результат. Для кого-то это может прозвучать тривиально, но я на удивление редко встречаю, чтобы кто-нибудь так делал. В крайнем случае — на ответственных совещаниях с руководством. А зря.

Во-первых, участники могли уже позабыть, о чем вообще речь. Даже если вы отлично подготовили совещание, у них могло две минуты назад кончиться другое, и погрузить их в контекст будет просто человечно.

Во-вторых, вы даете шанс участникам внести предложения по содержанию обсуждения. Это важно не только для того, чтобы повестка была актуальна для всех, но и для того, чтобы дополнительно легитимировать ее (сейчас расскажу подробнее).

Также на данной стадии полезно договориться о формате обсуждения. Что это будет: свободная дискуссия? Стикеры в Миро? Высказывание позиции по очереди, затем дискуссия? Если вы предложили формат и все согласились, это очень поможет вам в дальнейшем модерировать дискуссию.

Еще на «синхронизации» могут быть вводные доклады, например, описание проблемной ситуации, предыстории и пр.

Стадия «Расхождение» — максимальная свобода в рамках повестки

На этой стадии происходит свободная или модерируемая дискуссия. По моему опыту, на рабочих встречах участники часто ценят просто удовольствие от потока разговора, и на этой стадии я стараюсь никого не загонять в жесткие рамки, чтобы не вызвать ощущение гонки или чрезмерной строгости. Даже если идет небольшое отвлечение от темы, я не спешу прерывать. Порой это даже помогает найти решение.

Если вы чувствуете, что дискуссия идет конкретно не туда, хорошо подходят мягкие техники фасилитации, типа «шесть шляп мышления» Де Боно (кстати, слышал про нее давно, а попробовал применять только недавно — и не пожалел).

Конечно, выбор приемов на этой стадии зависит от культуры совещаний в организации, от темы и от вашего стиля.

Стадия «Схождение» — концентрация смыслов и ценности

Где-то немного за середину совещания пора закруглять дискуссию и фокусировать участников на целях встречи. Здесь полезно сделать промежуточное резюме: что обсудили, какие выявили противоречия, какие основные идеи.

После этого я деликатно, но настойчиво начинаю вести совещание к результатам. Иной раз это непросто, если дискуссия жаркая, или участники сильно выше вас в организационной иерархии. И вот тут как раз пригождается целеполагание, о котором мы договорились в начале встречи. Делюсь отличным приемом, который помогает замодерировать даже жаркую дискуссию членов Правления, будучи обычным проджект менеджером.

Я говорю примерно следующее:

— Коллеги, позволю себе вклиниться на правах модератора. — Если это стандартное рабочее совещание. Если это высокопоставленные участники, то я сначала прошу реплику, буквально в этой формулировке: «Прошу реплику» — лучше всего работает.

— У нас идет отличная дискуссия, однако я боюсь, мы можем не успеть таким образом прийти к целям нашего совещания, о которых мы договорились. Тема, действительно, важная, можем решить, что она важнее, чем заявленные цели, но давайте это явным образом проговорим?

Обратите внимание на подкат: не я тут всех разгоняю, а мы договорились о целях. Если в начале вы цели не согласовали, то с этим ходом может выйти осечка. В большинстве случаев это поможет вернуть обсуждение к повестке, и вы перейдете к дожиму формулировок.

Может статься, что вы действительно набрели на совещании на какую-то убер-важную тему, и она окажется важнее первоначальной темы совещания. Тогда можно отправиться «по этой дорожке». Если вы не согласны так просто отказываться от первоначальной темы, сделайте попытку ее отстоять, пользуясь конфликтной стратегией: «Чтобы двинуться вперед по проекту, надо принять решение сегодня, если не сегодня, то еще не скоро, а это просрочка» и т. д.

Стадия «Резюме» — главный тест проджекта на профпригодность

Очень часто вижу, как люди скомкивают эту стадию, в лучшем случае до перечня буллит-поинтов, которые проджект тараторит, как официант, повторяющий заказ.

В то же время, именно здесь вы должны дожать результаты до конкретики. Сделать это бывает очень тяжело, но от этого порой зависит эффективность всего совещания, а иногда и проекта. Ведь если участники занятые, то следующая встреча для обсуждения «недожатых» вопросов может случиться только через неделю, а это может быть критично.

Очень помогает техника онлайн протоколирования, которую я недавно описывал. Формулировки, до которых вы дожимаете, как правило должны быть предельно конкретны: кто, что и когда делает, какой результат получает. Чем визуальнее удастся обрисовать этот результат, тем лучше.

Плохо:

Обсудили, что <проблема> серьезная, и надо привлечь Иванова к решению.

Хорошо:

Петров: Встретиться с Ивановым, обсудить <проблему>. Результат обсуждения: тезисы для эскалации на Правление. Тезисы нужны к 15.12.2021

Важно: дожим до такого уровня конкретики может занять уйму времени и энергии. Бывает физически тяжело. Можно зарезервировать на этот процесс до 10 минут от часового совещания. Зато сразу после совещания вы выйдете с готовым, согласованным протоколом, а ваш проект двинется дальше.