Сегодня будет очередной кейс решения бизнес-задачи при помощи экселя. Да, я люблю эксель, и считаю его инструментом, близким к универсальному. Если меня голышом десантируют с парашютом руководить практически любым проектом, я смогу из одного только экселя или гуглдока собрать вполне работоспособный инструмент управления.

Задача

Департамент разрабатывает продукты компании. Компания финансовой сферы, физическое выражение продуктов — комплекты документации. Внутренние заказчики департамента — продавцы, а также смежные подразделения, участвующие в разработке продукта, — хотят знать, в каком статусе их продукт и когда будет готов. Учет готовности продуктов не ведется в какой-либо системе, вместо этого руководитель департамента отчитывается в устной форме.

Требуется разработать отчет, из которого будет видно, какой статус продукта, какие сложности, когда будет готово. Также руководство хочет понимать характеристики процесса: сколько продуктов в работе, какая результативность департамента и т. д.

Решение

Интервьюирую руководителя департамента, он рассказывает мне о шагах процесса. После этого примерно за полтора часа набрасываю первую версию таблицы. Заполняю «рыбу», отправляю.

После пары незначительных итераций, связанных с уточнением набора стадий, сотрудники департамента вносят актуальную информацию по продуктам.

На практике выясняется несколько моментов:

1. Я махнул многовато полей для заполнения: план, прогноз, процент готовности по каждой стадии... Народ ругается, что муторно. Повоевав немного, сокращаем количество полей. Аналитика, конечно, пострадает, но лучше пусть процесс хоть как-то работает, чем исполнители его саботируют.
2. Стадии идут не последовательно, очень много параллельных, поэтому столбец с текущей стадией не несет никакого смысла.

Трачу еще часа два на то, чтобы перенастроить формулы и «укомпактить» табличку. Для рассмотрения на совещаниях лишние столбцы скрываем.

С этой табличкой идем на совещание с руководством, продавцами и смежными департаментами.

Сложности

В дальнейшем я приделал к этой табличке механизм для сравнения различных отчетных периодов и расчет дельты: что сделано за выбранный период. Подсвечивались все стадии, на которых сменился статус, собиралась сводная статистика по исполнителям и категориям продуктов по периодам.

Но операционно этот процесс не взлетел: отслеживание статуса директору департамента реально помогло «прямо сейчас», а вот расчет дельты и статистики по процессу оказался сложноват для исполнителей, и был фичей из разряда «найс ту хэв»: на бизнес-процесс сильно не влиял.

Еще одна сложность имеет даже популярное название: «ад условного форматирования». Дело в том, что когда у тебя куча правил по подсветке ячеек в зависимости от условий, практически любое копирование и вставка ячейки из другого места приводит к созданию новой локальной зоны применения этих правил. В результате довольно быстро ваши красивые нарядные лампочки и подсветочки превращаются в кашу, которая ведет себя совершенно непредсказуемо. А пользователи постоянно копируют и вставляют ячейки.

При этом если вы откроете список правил условного форматирования, вы найдете там сотни версий одних и тех же правил, применяемых к разным диапазонам. Само окошко с правилами нельзя увеличить, с правилами нельзя совершать массовые действия и т. д. Да, я люблю эксель, но работу с правилами автоформатирования ребята могли и поудобнее настроить.

Я нашел единственный действенный способ с этим бороться. Он не очень системный, но довольно простой. Вот отличный туториал (кстати, рекомендую этого тренера — топовые рекомендации по экселю).

Результаты

Ключевой функционал таблички работал больше года, пока не появились первые результаты проекта по автоматизации. Табличку рассматривали на планерке каждую неделю.

В совокупности на разработку и поддержку таблички я потратил часов десять-двенадцать на протяжении пары месяцев (в начале — больше, разумеется).

Больше кейсов и полезного контента про менеджмент и продуктивность — в моей Тележке.